Types de budget de l’entretien ménager

L’établissement du budget dépend de la fonction de l’hôtel ou de l’établissement. Un hôtel ou une installation peut être exploité à petite ou à grande échelle. Plus ils sont grands, plus ils sont complexes.

Dans un hôtel ou un établissement de plus petite taille, il y a généralement un service de réception, d’entretien et de maintenance, et les dépenses sont principalement contrôlées par le propriétaire par l’intermédiaire du directeur général. Ce dernier est le principal décideur dans la préparation du budget annuel avec l’aide d’un comptable ou d’un cabinet d’expertise comptable. Le montant budgété nécessaire au fonctionnement pour l’ensemble de l’année est basé sur les dépenses encourues les années précédentes et d’autres occasions connexes qui affecteront la préparation du budget pour l’année à venir.

Dans un hôtel de grande taille, les dépenses peuvent être très compliquées car l’opération varie selon les services créés pour le bon fonctionnement de l’hôtel. Dans certains hôtels internationaux, le budget est préparé par chaque chef de service avec l’aide du contrôleur financier et du directeur général, puis soumis à l’approbation du propriétaire/de la société. Une fois approuvé, chaque chef de service est ensuite tenu responsable de veiller à ce que le budget alloué soit suivi et contrôlé en fonction du pourcentage d’occupation. Le directeur général reçoit une copie des résultats du budget à chaque fin de mois et en discute avec le chef de département.

Exemple de services dans un hôtel à grande échelle : Administration, réception, entretien ménager, blanchisserie, ingénierie, alimentation et boissons, cuisine, finances, ressources humaines, loisirs et tout autre service créé pour répondre à la fonction et au bon fonctionnement de l’hôtel. Chacun de ces services comprend des sous-départements tels que le service de réception avec les réservations et le service de sonnerie/conciergerie ; le service d’entretien ménager avec la blanchisserie, les uniformes, le linge, la confection, le fleuriste, le jardinage et l’aménagement paysager, le magasin de meubles rembourrés (ce dernier peut également être affecté à l’ingénierie) ; l’ingénierie avec la menuiserie, la maçonnerie, l’électricité, la mécanique, l’informatique, etc.Alimentation et boissons avec banquets et restauration à l’extérieur ; cuisine avec pâtisserie ; finances avec achat, réception et stockage ; loisirs avec piscine, terrain de golf, courts de tennis, spa, etc. ; ressources humaines avec formation et clinique.

L’entretien ménager et les autres services de l’hôtel fonctionnent selon deux types de budget. Le budget de fonctionnement et le budget d’investissement.

1) Budget opérationnel est la répartition des dépenses pour chaque poste nécessaire au bon fonctionnement du service. En cas d’exploitation d’un hôtel, le contrôle des dépenses est basé sur le pourcentage d’occupation. Le montant budgété pour le mois peut être variable car il y a certaines périodes où les prévisions d’occupation dans d’autres régions ou pays sont peu fiables ou imprévisibles.

Le budget opérationnel de base de l’entretien ménager est le suivant :

a) Effectifs

b) Linge de maison et serviettes

c) Fournitures et équipements pour les invités

d) Fournitures de nettoyage

e) Fournitures de blanchisserie

f) Machines, outils et équipements

g) Décoration

h) Divers

i) Imprimerie et papeterie

Il y a des postes ou des sections budgétisés dans le service de l’entretien ménager qui sont généralement répartis entre d’autres services, comme suit :

1) Réparations et entretien

Ce type de budget opérationnel est généralement réparti entre l’entretien ménager et l’ingénierie

2) Budget uniforme

Les frais d’uniforme sont préparés par l’intendante exécutive avec toute l’élégance, le confort, la durabilité, les styles, les couleurs et la fonctionnalité de l’uniforme choisi pour chaque service. Une fois qu’un style spécifique d’uniforme a été choisi, il est ensuite coordonné avec le service concerné et lorsque l’Executive Housekeeper obtient l’approbation, elle les soumet au directeur général pour la coordination générale des styles, des couleurs, de la fonctionnalité, etc. qui reflète la perception de l’image de l’ensemble de l’hôtel aux yeux des clients. La dernière étape consistera à les approuver auprès du contrôleur financier pour l’attribution du montant budgété à chaque service.

3) Décoration

Le service d’entretien ménager est l’un des départements de l’hôtel qui aide et participe à l’embellissement de l’hôtel à l’intérieur et à l’extérieur du bâtiment. Les décorations peuvent être des compositions florales, fraîches ou artificielles, selon la politique de l’hôtel. En effet, certains hôtels interdisent l’utilisation de compositions florales artificielles en raison des risques d’incendie, les cadres, les statues, les sculptures, les tapisseries, les objets d’art et bien d’autres encore sont des exemples de décorations. Les demandes d’arrangements floraux semblent être les articles les plus nécessaires dans l’hôtel, que ce soit pour les chambres, les repas et les boissons, la restauration extérieure, le hall de l’hôtel, les centres de convention et les autres zones nécessitant des arrangements floraux.

4) Imprimerie et papeterie

Le Front Office et le Housekeeping sont les deux départements qui se partagent ce budget.

5) Divers

Ce type de budget peut être imputé entre le service de l’entretien ménager et tout autre service en fonction du type de dépenses engagées.

Le deuxième type de budget de l’entretien ménager est celui des dépenses en capital (CAPEX)

Le budget des dépenses d’investissement est l’allocation de fonds pour un projet spécifique ou des éléments qui aideront et assisteront le fonctionnement de l’hôtel. Dans le cas de l’entretien ménager, les projets peuvent concerner le remplacement ou l’ajout d’un chariot d’entretien ménager, d’un lave-linge et d’un sèche-linge, la construction d’une nouvelle buanderie pour les clients extérieurs, le remplacement des aspirateurs, le remplacement des lits ou des meubles usés, ce qui se fait généralement étage par étage ou par segments. Habituellement, le fonds CAPEX est alloué de la même manière que le budget opérationnel pour l’année à venir. Par conséquent, chaque année, un ou plusieurs projets sont réalisés et achevés, en particulier si les articles ont une durée de vie spécifique et que leur remplacement est effectué spécifiquement chaque année. De cette façon, l’hôtel ou l’installation est bien entretenu, équipé et préservé comme s’il était neuf. C’est grâce au fonds CAPEX que l’entretien de l’hôtel fonctionne le mieux, tout en évitant la dépréciation d’articles en grande quantité, qui est difficile à résoudre car elle nécessite des sommes énormes.

Par conséquent, pour que l’hôtel ou l’installation fonctionne bien et soit bien entretenu, il est important que l’allocation des fonds pour les besoins opérationnels et l’entretien de l’hôtel soit gérée et contrôlée efficacement sur la base du pourcentage d’occupation, lorsque les principaux chefs de service savent comment ajuster leur budget en conséquence. Le personnel clé responsable de la préparation du budget doit veiller à ce que les fonds alloués soient dépensés spécifiquement pour ce à quoi ils sont destinés. Le suivi de l’objectif fixé sera une tâche interminable qui ne permettra pas d’accomplir une réalisation précise ou spécifique. L’impossibilité de contrôler efficacement le budget de fonctionnement entraînera la disparition des dépenses d’investissement.

Budget des dépenses d’investissement est aussi important que Budget de fonctionnement quand il s’agit d’hôtellerie.

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